신입사원 생존 가이드 : 효과적인 커뮤니케이션 전략

 신입사원으로서 조직에 성공적으로 통합되고 싶다면, 효과적인 커뮤니케이션 스킬은 필수적입니다. 이번 회차에서는 신입사원이 마스터해야 할 커뮤니케이션 전략에 대해 깊이 있게 탐구합니다. 우리는 커뮤니케이션 스킬을 업그레이드하는 방법, 피드백을 효과적으로 주고받는 예술, 그리고 비효율적인 커뮤니케이션을 극복하는 전략에 대해 자세히 살펴볼 것입니다. 

커뮤니케이션 스킬 업그레이드

명확성과 간결성

 효과적인 커뮤니케이션의 기본은 명확하고 간결한 메시지 전달입니다. 복잡하고 길게 장황한 설명은 피하고, 핵심적인 정보를 간단명료하게 전달하는 연습을 하세요. 이는 당신의 메시지가 쉽게 이해되고 기억될 수 있게 합니다.

활발한 듣기

 커뮤니케이션은 단순히 말하는 것만이 아니라, 활발하게 듣는 것도 포함됩니다. 상대방의 말을 주의 깊게 듣고, 이해했음을 보여주기 위해 적극적으로 반응하고, 필요할 경우 요약하여 상대방의 의견을 확인하세요.

비언어적 신호

비언어적 커뮤니케이션은 당신의 메시지에 무게를 더할 수 있습니다. 시선 접촉, 몸짓, 표정 등은 당신의 말에 신뢰성을 부여하고, 의사소통의 효과를 높일 수 있습니다.

 

영어식 표현 즉 두괄식 표현을 쓰는 연습을 계속하세요! 회의를 하거나 대화를 할 때 이유와 과정을 얘기하는 경우가 정말 많습니다. 무엇을 물어봤는지 묻는 말에 대답을 먼저 하세요!

ex) 지금 하고 있는 거 언제까지 가능한 거야? 

• Bad 답변 > 지금 하고 있는 게 언제쯤 될 거 같고 어쩌고 저쩌고 ~ 그다음에 하면 언제쯤 가능할 것 같습니다 
• Good 답변 > 00월 00일 00시 가능합니다. 

언제를 물어보면 언제 됩니다를 먼저 답변합니다. 그리고 살을 붙이는 형태로 이야기합니다. 그리고 태도가 정말 중요하겠죠 같은 말을 해도 어떻게 생각을 하고 이야기하는지 상대방이 모를 수가 없습니다. 

 

피드백받기와 주기의 예술

구조화된 피드백

피드백을 줄 때는 구조화된 방식을 사용하세요. 상황(Situation), 행동(Behavior), 결과(Impact) 모델(SBI)과 같은 피드백 모델을 활용하면, 구체적이고 목적에 부합하는 피드백을 제공할 수 있습니다.

상황 (Situation)

"지난 3개월 동안 신제품 개발 프로젝트에 참여하면서, "

행동 (Behavior)

"저는 프로젝트 초기 단계에서 맞닥뜨린 여러 기술적 문제들에 대해 팀장님께서 직접 멘토링해 주신 것이 큰 도움이 되었습니다. 팀장님께서는 복잡한 문제를 단계별로 접근하는 방법을 제시해 주시고, 실질적인 해결책을 모색하는 데 필요한 리소스를 제공해 주셨습니다."

영향 (Impact)

"이러한 지원 덕분에 저는 빠르게 문제를 해결할 수 있었고, 이는 프로젝트 진행 속도를 크게 향상했습니다. 더욱이, 이 과정에서 제가 습득한 문제 해결 능력과 프로젝트 관리 기술은 앞으로 제 경력에 있어 소중한 자산이 될 것입니다. 팀장님의 지도 방식은 저뿐만 아니라 우리 팀 전체의 성장과 발전에 긍정적인 영향을 미쳤습니다."

 

개방적인 태도

피드백을 받을 때는 방어적으로 반응하기보다는 개방적이고 수용적인 태도를 유지하세요. 비판을 개인적인 공격으로 받아들이지 말고, 성장의 기회로 활용하세요.

정기적인 피드백 요청

자신의 성장을 위해 정기적으로 상사나 동료들에게 피드백을 요청하세요. 이는 당신이 자신의 업무에 대해 책임감을 가지고 있으며, 개선을 위해 노력하고 있음을 보여줍니다.

 

신입사원에게 엄청난 기대를 하는 사람은 없습니다. 피드백의 태도가 정말 중요합니다. 대답을 확실히 하고 하라는 기간 내에 합니다. 그리고 정기적인 피드백 요청이라는 것은 중간보고입니다. 

 

예시

1/11에 상사가 인터넷 시장조사를 시켰습니다. "경쟁사 파악을 1/15 15시까지 가져와!"

열심히 1/15 15시까지 나름대로 작성을 하고 보고를 합니다.

"내가 이렇게 하라고 한 게 아닌데......... 처음부터 다시!!!"

 

최악의 상황입니다. 회사 팀장 나 4일을 날렸습니다. 

 

이런 상황이 발생하지 않기 위해 되물어봅니다. 가져와!라고 했을 때 본인이 생각난 게 맞는지 되물어봅니다.

제가 생각한 경쟁사 기준은 이 정도인데 이게 맞나요? 그리고 세부항목은 노출 채널과 가격만 하면 되는 게 맞는지요??

그러면 아니 그게 아니고 이 정도까지만 해!라고 하거나 일단 틀만 잡아서 가져와봐! 등으로 나눠질 것입니다.

 

원하는 기준을 알아내는 것이 우선입니다! 이런 소통방식은 상대방 입장에서 생각하는 훈련도 됩니다.

 

비효율적인 커뮤니케이션 극복하기

 

오해의 원인 파악

비효율적인 커뮤니케이션이 발생했을 때, 오해의 근본 원인을 파악하세요. 문제의 원인을 이해하는 것은 동일한 문제가 재발하는 것을 방지하는 첫걸음입니다.

명확한 기대치 설정

업무를 시작하기 전에 명확한 기대치를 설정하고, 이를 모든 관련자와 공유하세요. 이는 업무의 목표와 방향성을 분명히 하고, 불필요한 오해를 방지합니다.

적절한 커뮤니케이션 채널의 선택

다양한 커뮤니케이션 채널 중에서 상황에 맞는 적절한 채널을 선택하세요. 긴급하거나 중요한 메시지는 직접 대화를 통해 전달하는 것이 가장 좋으며, 일상적인 업무는 이메일이나 메신저를 통해 효율적으로 관리할 수 있습니다.

 

 MZ 세대 특징 중 하나가 전화공포증입니다. 급한 상황인데도 메신저나 카톡으로 처리하려고 하지 마세요. 코로나는 끝났습니다. 1순위는 대면소통입니다. 얼굴 보고 이야기하면 오해가 생길 가능성이 적어집니다. 그러나 중요한 문서나 글자로 남겨야 하는 경우는 메일이나 톡을 꼭 사용하는 게 좋습니다. 정확한 날짜나 숫자 등을 공유해야 한다면 문자 기록이 남는 수단을 사용해야 합니다.

 

ex) 계약서, 중요한 약속, 미팅 공지 등등

 

결론

 신입사원으로서 효과적인 커뮤니케이션 스킬은 당신의 직장 생활에서 매우 중요한 역할을 합니다. 커뮤니케이션 스킬을 지속적으로 개발하고, 피드백의 중요성을 인식하며, 비효율적인 커뮤니케이션을 극복하는 전략을 마스터함으로써,  조직 내에서 더욱 성공적인 경력을 만들 수 있습니다.

 

조직문화에서 일이 힘든 것보다 사람이 힘들어서 못 버티는 사람들이 대부분입니다. 이런 상황을 만들지 않기 위해 자신만의 의사소통 스킬을 꼭 장착해 보세요.

 

 

신입사원 가이드 시리즈 1회 차

 

신입사원 첫걸음 : 조직문화에 성공적으로 적응하기