신입사원 생존 가이드 3회 : 신입사원 시간관리 및 생산성 높이

 신입사원으로서 새로운 직장 생활의 시작은 설렘과 동시에 다양한 도전을 안겨줍니다. 효과적인 시간 관리와 생산성 향상은 이러한 도전들을 극복하고 성공적인 경력을 쌓아가는 데 필수적입니다. 본 글에서는 시간 관리 기술을 마스터하는 방법, 일과 생활의 균형을 찾는 전략, 그리고 스트레스 관리와 휴식의 중요성에 대해 알아보겠습니다.

신입사원가이드 시간관리 및 생산성 높이기 대표이미지

목차

1. 시간 관리 기술 마스터하기

• 우선순위 설정
• 계획적으로 일하기
• 집중력 향상방법
• 시간관리 하는 기법들

2. 일과생활의 균형 : 효과적인 전략

• 업무 시간과 개인 시간의 명확한 구분
• 취미와 휴식 시간 확보
• 유연한 근무 환경 탐색

3. 스트레스 관리와 휴식의 중요성

• 스트레스 인지 및 관리
• 충분한 수면과 휴식
• 전문가와의 상담

 

1. 시간관리 기술 마스터하기

시간은 한정적이며, 효과적으로 관리하지 않으면 쉽게 낭비될 수 있습니다. 신입사원으로서 여러분의 시간을 최적으로 활용하기 위해 다음과 같은 기술을 마스터해야 합니다.

 

우선순위 설정

 일의 우선순위를 정하는 것은 시간을 효율적으로 관리하는 첫걸음입니다. 중요하고 긴급한 일부터 처리하고, 나머지는 우선순위에 따라 차례로 진행하세요. 신입사원 입장에서 우선순위가 뭔지 혼자서 생각하기 어려울 수 있습니다. 상사에게 뭐부터 먼저 하면 되는지 확인 질문을 하세요. 이것도 하고 저것도 하고 복잡한 상황에서 뭘 먼저 해야 하는지 배치하는 것은 신입사원 입장에서 정말 어려운 일입니다. 

 

계획적으로 일하기

주간 또는 일간 계획을 세워 실행에 옮기세요. 이는 목표를 분명히 하고, 시간을 구체적으로 할당하는 데 도움이 됩니다.

 

이 부분을 연습하면 개인의 목표달성에도 상당한 도움을 받을 겁니다. 이렇게 업무를 공유하고 회의를 하는 환경이라면 자동으로 할 수 있겠지만 시스템이 갖춰지지 않은 회사도 상당히 많습니다. 그렇다면 스스로 이런 시스템을 만들어 나가면 됩니다. 

 

집중력 향상

시간 단위로 일을 나누고, 각 시간에는 특정 작업에만 집중하는 방식(예: 포모도로 기법)을 활용해 보세요. 짧은 휴식을 통해 재충전하는 것도 중요합니다. 포모도로 기법은 스톱워치를 활용해서 진행할 수 있습니다. 25분 동안 딱 한 가지만 집중해서 최대치로 진행하고 5분 동안 휴식하는 것입니다. 

 

시간관리 기술들

1. 아이젠하워 매트릭스

• 원리: 작업을 중요도와 긴급도에 따라 분류합니다.
• 적용: 업무를 네 가지 범주로 나눕니다: 중요하고 긴급한 일, 중요하지만 긴급하지 않은 일, 긴급하지만 중요하지 않은 일, 그리고 중요하지도 긴급하지도 않은 일. 이를 통해 우선순위를 설정하고 시간을 할당합니다.

아이젠 하워 매트릭스 시간관리 기술 방법 표

• 긴급 & 중요: 이러한 작업들은 즉시 주의가 필요하며, 우선적으로 처리해야 합니다.
• 긴급하지 않음 & 중요: 이 작업들은 중요하지만, 즉각적인 행동을 요구하지는 않습니다. 계획을 세워 처리해야 합니다.
• 긴급 & 중요하지 않음: 이러한 작업들은 시간을 낭비할 수 있으므로 가능한 한 위임하거나 최소화해야 합니다.
• 긴급하지 않음 & 중요하지 않음: 이 작업들은 가장 낮은 우선순위로, 필요 없는 경우 제거해야 합니다.

2. 타임 블로킹(Time Blocking)

• 원리: 하루를 여러 시간 블록으로 나누고, 각 블록에 특정 활동이나 업무를 할당합니다.
• 적용: 예를 들어, 오전 9시부터 11시까지는 집중적인 작업 시간으로 설정하고, 이후 1시간은 이메일 확인과 회의 준비에 할당할 수 있습니다. 이 방법은 하루 동안 해야 할 일에 대한 명확한 계획을 세워줍니다.

3. GTD (Getting Things Done)

• 원리: 모든 작업을 적절히 정리하고 처리하여 마음을 편안하게 하는 것을 목표로 합니다.
• 적용: 모든 업무를 수집한 후, 실행 가능한 작업으로 구분하고, 이를 조직화하여 우선순위에 따라 처리합니다. 이 기법은 복잡한 업무를 단순화하고 마음의 부담을 줄이는 데 유용합니다.

4. 2분 규칙

• 원리: 2분 이내에 완료할 수 있는 작업은 즉시 처리하는 것입니다.
• 적용: 이 규칙은 작은 작업들이 쌓여 큰 부담으로 변하는 것을 방지합니다. 2분 이내에 할 수 있는 일이라면 미루지 말고 바로 처리하세요.

5. 18분 계획

• 원리: 하루를 시작하기 전과 마치기 전에 짧은 계획과 회고 시간을 가지는 것입니다.
• 적용: 하루를 시작할 때 5분 동안 그날의 가장 중요한 목표를 설정하고, 일과 중간에 1분씩 여러 번 확인하여 집중력을 유지하며, 하루를 마칠 때 5분 동안 그날의 업무를 회고합니다.

6. 파킹 로트 방법

• 원리: 현재 처리할 수 없거나 중요하지 않은 아이디어나 작업을 기록하여 나중에 처리합니다.
• 적용: "파킹 로트" 문서나 파일을 만들어 떠오르는 아이디어나 중요하지 않은 작업을 기록해 두고, 나중에 검토하여 처리할 수 있습니다.

이러한 기법들은 각자의 업무 스타일과 생활 방식에 맞게 조정하고 적용할 수 있습니다. 중요한 것은 여러 기법을 실험해 보고, 본인에게 가장 잘 맞는 방법을 찾아 그것을 일상에 통합하는 것입니다. 1번 아이젠하워부터 적용해 보세요 스스로 우선순위를 정하는데 도움이 됩니다.

 

저의 경우는 1시간 단위나 30분 단위로 실제로 업무를 하는 것을 전부 다 씁니다. 그리고 계획대로 당연히 흘러가지 않을 겁니다. 갑자기 시킨 일은 중간중간에 끼워 넣어서 진행합니다.

 

그리고 업무지시를 내리는 사람에게 확인을 합니다. 언제까지 해야 하는지 확인 후 우선순위를 다시 배치합니다. 하던걸 끝내고 할 것인지 지금 당장 해야 하는지! 본인 혼자만의 상상으로 일을 하지 않는 연습을 하세요. 자기가 맡은 업무가 반복되면 큰 그림을 그리게 되고 자연스럽게 우선순위 배치는 가능해집니다.

 

2. 일과 생활의 균형: 효과적인 전략 워라밸

 

일과 개인 생활 사이의 균형을 찾는 것은 장기적인 생산성과 행복을 위해 필수적입니다. 워라밸 안 들어보신 분 없을 겁니다. 워크 라이프 밸런스의 줄임말은 신입사원들이 회사를 선택하는 데 있어서 정말 중요하게 생각하는 부분입니다.

 

업무 시간과 개인 시간의 명확한 구분

업무 시간에는 전적으로 업무에 집중하고, 퇴근 후에는 개인 시간을 존중하세요. 브레이크 없는 자동차가 운전이 가능할까요? 오늘 업무를 다 끝났는데 계속 붙잡고 있을 필요는 없습니다. 그러기 위해선 업무시간에 당연히 다 끝내도록 집중해서 해야 합니다. 

 

위 시간관리 기법들을 사용해서 알차게 보냈다면 자신만의 시간도 또한 알차게 보낼 수 있습니다.

 

취미와 휴식 시간 확보

취미 생활이나 운동과 같은 활동을 통해 스트레스를 해소하고, 재충전하는 시간을 가지세요.

 

 취미가 없는 사람이면 강제로 1개는 꼭 만드는 걸 추천합니다. 그 취미를 하기 위해서라도 일을 빨리 끝낼 수 있는 장점이 생깁니다. 저의 경우는 월요일마다 농구모임을 가졌습니다. 실제로 이 농구동아리 친구들은 야근을 하지 않기 위해 월요일에 정말 열심히 일하는 효과를 볼 수 있었습니다. 저도 월요일이 더 이상 두렵지 않고 기다려지는 날이 되었습니다. 

 

'아 벌써 월요일이네.....'에서 '드디어 월요일이다! 오늘 파이팅 해서 할 일 빨리 끝내고 저녁에 농구하러 가자!!!'

 

운동이 아니어도 좋습니다. 좋아하는 것을 꼭 1개는 만들어보세요! 

 

유연한 근무 환경 탐색

가능하다면 유연 근무제를 활용하여 개인적인 요구와 업무의 요구를 조화롭게 맞추어보세요.

 

자율출근제, 유연근무제 등이 적용되지 않는 회사도 아직 많습니다. 이 때는 회사의 규칙을 바꿀 수는 없기에 본인 만의 루틴을 만듭니다. 출근 전과 후의 할 일을 만드는 것입니다. 바로 위에서 말한 취미 또는 하고 싶은 일들을 정리합니다. 이 때도 위에서 설명한 아이젠하워 매트릭스를 적용할 수 있습니다. 개인 적인 목표에도 적용을 하는 것입니다.

 

'급하지 않지만 중요한 일'이 부분을 먼저 해냅니다. 예를 들면 독서, 글쓰기, 운동, 명상 등 자신이 생각했을 때 당장 안 해도 문제는 안 생기지만 개인에게 중요한 일들이 있을 것입니다. 이런 일들 중 1개 이상 출근 전에 하는 습관을 만드는 것입니다.

 

3. 스트레스 관리와 휴식의 중요성

스트레스는 불가피하게 따라오는 직장 생활의 일부입니다. 그러나 효과적으로 관리하지 않으면 건강과 생산성에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

스트레스 인지 및 관리

스트레스의 원인을 파악하고, 긍정적인 대처 방법(예: 명상, 규칙적인 운동)을 찾아 실천하세요.

 

누구나 알지만 하기 어려운 부분입니다. 시간에 잡아먹히지 말고 주도하는 삶을 산다면 외부요인에 의한 스트레스에 견디는 힘이 강해집니다. 그러나 현대인이 마음처럼 쉽게 된다면 이런 글을 찾아볼 필요도 없을 겁니다. 

 

스트레스받는 원인을 생각할 때는 크게 내부와 외부요인으로 생각해 봅니다.

 

스트레스 내부요인

'내가 부족해서 못하는 건지? 노력하고 참고 견디면 좋아질 수 있는 건지?' 생각해 보면 어느 정도 상황 파악이 가능합니다. 회사에서 업무적인 내용으로 욕을 먹는다면 본인이 바뀌는 방법 밖에 없습니다. 그러나 이것을 인지하고 본인이 노력을 했음에도 3개월 이상 나아지지 않는다면 그 업무가 본인과 맞지 않는 옷일 수 있습니다. 이 정도면 이직을 바로 준비하거나 부서이동에 대한 생각을 해보는 것이 맞습니다. 그래서 수습이 3개월 기준입니다. 

스트레스 외부요인

그러나 나의 업무적 능력과 별개인 것으로 욕을 하거나 스트레스를 준다면 상사의 문제입니다. 이런 경우는 무조건 참는 것이 답이 아닙니다. 본인이 생각했을 때 부당하거나 업무 외적인 것으로 지적을 한다면 단호하게 이야기하세요

충분한 수면과 휴식

규칙적인 수면 스케줄을 유지하고, 주말이나 휴일에는 충분히 휴식을 취해 재충전하는 것이 중요합니다.

 

요즘 스마트폰 이슈가 정말 많습니다. 숏폼 콘텐츠가 유행하고 도파민 중독이라는 사회적인 문제로 이야기됩니다. 정말 재미있고 보다 보면 시간 가는 줄 모르는 것이 대부분일 겁니다. 충분한 수면과 휴식은 당연하지만 여러 가지 요인으로 쉽지 않습니다. 

 

이럴 때는 하지 말기를 정합니다.

 

자기 전 잠자리에서 손에 닿지 않는 곳에 스마트폰을 놓아보기.  이것도 힘들면 아날로그 알람시계를 사용하고 핸드폰은 다른 방에 두는 극단적인 방법도 있습니다. 그리고 개인마다 적정수면시간은 다르지만 6시간은 확보해야 합니다. 전문가들은 7~8시간을 말하지만 쉽지 않은 사람들이 많습니다. 저는 6시간은 지켜보려고 노력하고 있습니다.

 

스마트폰에 헬스케어 애플리케이션이 정말 많습니다. 그리고 애플워치 갤럭시 워치등을 이용하는 사람은 더욱 밀접합니다. 본인의 수면패턴까지 다 알 수 있습니다. 

 

수면과 휴식이 부족한 것이 점점 쌓인다면 육체, 정신 피로가 계속 가중됩니다. 일의 능률이 떨어지는 게 당연한 일입니다. 운동선수들은 강제로 낮잠을 잡니다. 몸의 회복에 잠만큼 좋은 게 없다는 것은 모두가 알 것입니다. 본인만의 수면 루틴을 만들어 보세요

전문가와의 상담

스트레스가 극심하거나 관리가 어려운 경우, 전문가와 상담을 통해 도움을 받는 것도 좋은 방법입니다.

 

'나 정말 이것도 해보고 저것도 해보고 다해봤는데 너무 힘들다...' 

 

이런 분들은 전문가 상담을 합니다. 요즘은 우리나라도 정신질환에 대해 많이 알게 되었고 정신병자 취급을 하던 시절은 옛날이야기입니다. 서양권에서는 감기 걸리는 수준으로 상담을 주기적으로 하는 사람들이 꽤 많습니다. 

 

감기도 낫지 않는데  1달 이상 방치하면 그게 일반 감기가 아닙니다. 다른 큰 병으로 커지는 수가 있습니다. 마음도 마찬가지입니다. 이런저런 방법 다해도 좋아지지 않는다면 전문가의 도움을 받으세요.

 

정신력으로 이겨낼 수 없는 호르몬의 문제라면 의사의 처방에 따른 약 복용이 필수입니다.

 

 

이러한 전략들은 신입사원이 직장 생활을 시작하며 마주하는 다양한 도전들을 극복하고, 성공적인 경력을 쌓아가는 데 필수적입니다. 시간 관리와 생산성 향상, 일과 생활의 균형, 스트레스 관리는 모두 장기적인 성공과 행복을 위한 중요한 요소입니다. 본인만의 방식을 찾아 이를 실천에 옮기는 것이 중요합니다. 

 

오늘 이야기는 신입사원에게만 필요한 이야기는 아닐 겁니다. 시간관리와 일과 개인 삶의 균형 등은 회사원뿐만 아니고 모든 사람들에게 적용이 되는 이야기입니다. 개인이 원하는 삶을 누리기 위해 좋은 선택을 계속 반복해 보세요. 감사합니다

 

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